Objetividade é uma das características mais necessárias para transmitir uma mensagem de forma efetiva, e no e-mail não é diferente. Antes de enviar um e-mail, é preciso pensar como escrever uma mensagem que gere interesse de quem recebe e que tenha maior chance de ser respondida.
1. Acerte no “assunto”
Mandela explica que se a pessoa já te conhece, vai ficar mais inclinada a abrir o e-mail, mas se esse não for o caso, é preciso pensar com cuidado o que vai ser colocado no campo do “assunto”. Se você já se encontrou com a pessoa alguma vez, Mandela diz que é importante relembrar onde a conheceu, e também, se tiver, inclua um contato em comum. Já se nunca conheceu a pessoa, Mandela Hodge diz para citar alguma experiência ou interesse que tenham em comum.
Ela conta ainda que o e-mail deve conter três características gerais: o nome do destinatário, a síntese do que você está interessado em receber como resposta e um deadline.
Por exemplo: “Mandela, tem interesse em participar do evento Mulheres em Startups? Resposta até dia 03/09”.
2. Seja rápido
Depois de escrever o assunto, vem a parte do que redigir no corpo do e-mail. Mandela Hodge diz que o ideal é escrever um texto de 250 palavras, mas se for necessário ser maior, não deve passar de 500 palavras. “Não subestime o quanto as pessoas são ocupadas e quantos pedidos elas recebem”, explica Mandela. Por isso, sempre agradeça e leve em conta o tempo de quem está recebendo o e-mail - isso pode fazer com você se destaque, aumentando as chances de você conseguir uma resposta. O segredo é ir direto ao ponto e falar o que você quer.
3. Faça o outro se importar
A pergunta principal a ser feita para si mesmo é: por que eu perderia o meu tempo lendo isso? Mandela Hodge explica que deve ser levado em conta que as pessoas são ocupadas e tendem a ser “egoístas”. Isso quer dizer que, ao pedir algo a alguém é preciso pensar em como que aquilo também vai beneficiar o outro. Por exemplo, se você quer convidar a pessoa para um evento, e sabe que ela valoriza liderança, tem que ressaltar no e-mail em como aquilo vai ajudá-la a inspirar os outros.
4. Antes de enviar, faça essas duas perguntas
- Você realmente precisa daquela pessoa ou consegue fazer por conta própria? Antes de fazer qualquer pedido, Mandela ressalta que você deve se perguntar se fez de tudo o que podia antes de enviar a mensagem. Ela explica que é frustrante receber um e-mail de alguém faz uma pergunta que poderia ser respondido com uma rápida pesquisa na internet.
- Tem alguém que consiga me responder melhor? Tenha certeza que a pessoa que está contatando seja a melhor para responder o seu pedido. “É importante se atentar não só a quem está escrevendo, mas também sobre o que está escrevendo”, explica Mandela.
5. Não espere uma resposta
Ao fazer um pedido, saiba que existem dois caminhos: de ser aceito ou não. “Eu acredito que se você se dedica a escrever um bom e-mail e não recebe uma resposta, deve analisar estrategicamente o porquê, e então você vai desenvolver a habilidade de rapidamente chamar e manter a atenção de alguém e conseguir a resposta que deseja no futuro”, diz Mandela Hodge.
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